Optymalizacja zatrudnienia – etatyzacja
Procedura etatyzacji stanowisk
Procedura etatyzacji stanowisk jest kluczowym narzędziem w zarządzaniu zasobami ludzkimi, które pozwala na efektywne określenie optymalnej liczby pracowników. Dzięki temu procesowi firma może harmonijnie realizować cele strategiczne oraz kluczowe procesy. Etatyzacja umożliwia precyzyjne przypisanie odpowiedzialności i decyzyjności, eliminując jednocześnie niepotrzebne powielanie zadań w różnych komórkach organizacyjnych.
Proces ten opiera się głównie na dokładnym pomiarze rzeczywistych nakładów pracy, które są niezbędne do realizacji poszczególnych zadań przez pracowników. Taka analiza pozwala na lepsze zrozumienie, ile czasu i zasobów wymaga każde stanowisko, co jest nieocenione w optymalizacji procesów wewnętrznych.
W sytuacjach, gdy pełne przeprowadzenie procesu etatyzacji jest niemożliwe z powodu ograniczeń czasowych, organizacyjnych czy finansowych, możliwe jest zastosowanie optymalizacji opartej wyłącznie na analizie. Tego rodzaju podejście pozwala na szybsze wprowadzenie zmian, które mogą znacząco poprawić efektywność organizacji.
Procedura etatyzacji stanowisk jest nie tylko narzędziem do zarządzania zasobami ludzkimi, ale także kluczowym elementem strategii optymalizacji procesów w firmie. Dzięki niej możliwe jest osiągnięcie lepszej efektywności operacyjnej oraz zredukowanie kosztów związanych z nadmiernym zatrudnieniem.
Realizacja procesu etatyzacji
- Ustalenie oczekiwań organizacji: Pierwszym krokiem w procesie etatyzacji jest precyzyjne określenie celów organizacji. Dzięki temu możliwe jest skuteczne dopasowanie struktury zatrudnienia do strategicznych potrzeb firmy. Kluczowe jest zrozumienie, jakie rezultaty chcemy osiągnąć i jakie są priorytety organizacyjne.
- Akcja informacyjna: Dobrze zaplanowana akcja informacyjna to fundament sukcesu każdego projektu. Opracowanie zestawu informacji dla wszystkich interesariuszy zapewnia jednolite zrozumienie celów i metod działania. Przejrzystość komunikacji zwiększa zaangażowanie i ułatwia koordynację działań.
- Analiza danych: Dogłębna analiza danych pozwala na pełne zrozumienie specyfiki organizacji, stosowanych rozwiązań w obszarze zarządzania oraz metod produkcji. Poznanie tych elementów jest kluczowe dla identyfikacji obszarów wymagających optymalizacji i wdrożenia najlepszych praktyk.
- Weryfikacja zadań stanowiskowych: Identyfikacja kluczowych zadań realizowanych na wszystkich stanowiskach pracy odbywa się poprzez stworzenie Elektronicznej Księgi Zadań (EKZ). To narzędzie umożliwia efektywne zarządzanie zadaniami i ich przypisanie do odpowiednich procesów, co jest niezbędne do optymalizacji pracy.
- Audyt kluczowych procesów: Opracowanie Macierzy Kluczowych Procesów (MKP) pozwala na wszechstronną analizę procesów pod kątem ilościowym i jakościowym. Dzięki temu możemy zidentyfikować obszary wymagające usprawnień oraz zoptymalizować przepływ pracy w organizacji.
- Audyt wskaźników: W ramach audytu wskaźników tworzymy Macierz Wskaźników Efektywności (MWE), która agreguje dane niezbędne do badania efektywności pracy. Zidentyfikowane wskaźniki pozwalają na dokładne mierzenie efektywności oraz identyfikację obszarów, które wymagają poprawy.
- Badanie efektywności pracy: Za pomocą systemu informatycznego EOS.net przeprowadzamy badanie obciążenia pracą na wszystkich stanowiskach. To narzędzie umożliwia precyzyjne określenie nakładu pracy oraz identyfikację potencjalnych wąskich gardeł w procesach.
Raport końcowy: Końcowy raport zawiera szczegółowe zestawienia dotyczące:
- Nakładów pracy na wykonywane zadania i czynności na każdym stanowisku.
- Przypisania nakładów pracy do zdefiniowanych procesów w organizacji.
- Obecnej i rekomendowanej liczby zatrudnionych na wszystkich stanowiskach.
- Zidentyfikowanych wąskich gardeł w procesach.
- Niezbędnych zmian w organizacji pracy i/lub strukturze organizacyjnej.
Dzięki tym działaniom organizacja zyskuje klarowny obraz swojej struktury zatrudnienia i może podejmować świadome decyzje dotyczące optymalizacji procesów oraz alokacji zasobów.
Największe zrealizowane dotychczas projekty etatyzacyjne:
- Urząd Miasta Stołecznego Warszawa – badanie etatyzacyjne obejmujące 450 osób w Centrali i siedemnastu urzędów dzielnicowych.
- Centrum Nauki Kopernik – badanie etatyzacyjne obejmujące wszystkich zatrudnionych.
- Pomorski Uniwersytet Medyczny – badanie etatyzacyjne obejmujące całą kadrę administracyjną.
- Wodociągi Częstochowa – badanie etatyzacyjne wraz z analizą wskaźnikową.
- Komisja Papierów Wartościowych i Giełdy (aktualnie KNF).- badanie etatyzacyjne obejmujące wszystkich zatrudnionych.
Oferta JKM w ramach doradztwa personalnego:
Wartościowanie stanowisk pracy
System wynagradzania
Systemy motywacyjno-premiowe
Zarządzanie kompetencjami
Systemy oceny pracowników
Ścieżki kariery i sukcesji
Optymalizacja zatrudnienia – etatyzacja
Assessment Center (AC) i Development Center (DC)
Vestibulum elit odio, ultrices id aliquam ut, rutrum a est.