Opisy stanowisk pracy

Opis stanowiska pracy to kluczowy element zarządzania zasobami ludzkimi w każdej organizacji. Przejrzyste i precyzyjne zdefiniowanie funkcji, celów oraz znaczenia danego stanowiska umożliwia efektywne funkcjonowanie firmy. Dzięki temu można precyzyjnie określić miejsce stanowiska w strukturze organizacyjnej oraz jego relacje z innymi pozycjami.

Każdy opis zawiera szczegółowe wymagania kwalifikacyjne i kompetencyjne, zakresy odpowiedzialności oraz główne zadania przypisane do stanowiska. Zebranie tych informacji jest niezbędne, aby skutecznie zarządzać zasobami ludzkimi i podejmować optymalne decyzje dotyczące ich wykorzystania.

Opisy stanowisk są zebrane w Elektronicznej Księdze Opisów Stanowisk (EKOS) w formacie MS Excel. Taka forma pozwala na łatwe zarządzanie opisami oraz wprowadzanie zmian, dodawanie lub usuwanie opisów zarówno pojedynczo, jak i grupowo. System ten jest zarządzany przez wyznaczonych pracowników, co gwarantuje spójność i zgodność opisów zarówno pod względem merytorycznym, jak i formalnym, niezależnie od upływu czasu.

Dzięki EKOS, organizacje mogą zapewnić sobie elastyczność i aktualność w zarządzaniu opisami stanowisk, co przekłada się na lepszą organizację pracy i efektywność operacyjną. Taka struktura pozwala również na szybkie reagowanie na zmiany w strukturze organizacyjnej oraz na dynamiczne dostosowywanie się do nowych wyzwań rynkowych.

Realizacja sporządzenia opisów stanowisk pracy:

Krok 1: Określenie oczekiwań klienta
Pierwszym etapem w procesie tworzenia opisów stanowisk pracy jest dokładne zrozumienie potrzeb klienta. Kluczowe jest, aby już na początku jasno określić, jakie są oczekiwania względem opisów stanowisk oraz jakie cele mają zostać osiągnięte. To pozwoli na efektywną współpracę i dostosowanie działań do specyfiki organizacji.

Krok 2: Analiza dokumentacji organizacyjnej
W kolejnym etapie przeprowadzana jest szczegółowa analiza dokumentów organizacyjnych. Obejmuje to regulaminy organizacyjne, zakresy czynności, istniejące opisy stanowisk oraz strukturę organizacyjną. Taka analiza pozwala na identyfikację kluczowych elementów, które muszą zostać uwzględnione w nowych opisach stanowisk.

Krok 3: Wizja lokalna i analiza procesów
Przeprowadzenie wizji lokalnej to kluczowy krok, który umożliwia zrozumienie, jak faktycznie wyglądają kluczowe procesy w organizacji. Obserwacja sposobu wykonywania zadań na miejscu pozwala na zebranie cennych informacji, które mogą nie być widoczne w dokumentacji.

Krok 4: Opracowanie szablonu opisu stanowiska
Na podstawie zebranych danych tworzony jest szablon opisu stanowiska pracy. Szablon ten określa zakres gromadzonych informacji, poziom szczegółowości oraz zawiera opracowanie graficzne, co ułatwia późniejsze zarządzanie danymi.

Krok 5: Agregacja informacji i konsultacje
Zebranie wszystkich informacji do opisów stanowisk odbywa się poprzez konsultacje zespołowe z kadrą kierowniczą. Taka współpraca umożliwia uzyskanie pełnego obrazu każdego stanowiska oraz uwzględnienie perspektywy różnych działów.

Krok 6: Stworzenie Elektronicznej Księgi Opisów Stanowisk (EKOS)
Wszystkie zebrane informacje są następnie umieszczane w Elektronicznej Księdze Opisów Stanowisk (EKOS), stworzonej w formacie MS Excel. EKOS stanowi centralne repozytorium danych, co ułatwia ich późniejsze zarządzanie i aktualizację.

Krok 7: Opracowanie merytoryczne i formalne EKOS
Kolejnym krokiem jest opracowanie zgromadzonych informacji od strony merytorycznej i formalnej. Proces ten obejmuje słownikowanie, co zapewnia spójność terminologiczną i ułatwia zrozumienie opisów przez wszystkich pracowników.

Krok 8: Szkolenia z zarządzania EKOS
Na zakończenie procesu przeprowadzane są szkolenia dla wybranych pracowników. Uczą one, jak zarządzać EKOS, dokonywać zmian w opisach, dodawać nowe opisy oraz usuwać te, które są już nieaktualne. Dzięki temu organizacja zyskuje narzędzie do ciągłego doskonalenia i aktualizacji opisów stanowisk.

Proces tworzenia opisów stanowisk pracy jest kompleksowy i wymaga zaangażowania wielu zasobów. Dzięki dokładnemu planowaniu i współpracy z kadrą kierowniczą, możliwe jest stworzenie opisów, które nie tylko odzwierciedlają rzeczywistość organizacyjną, ale także wspierają jej rozwój i efektywność. Elektroniczna Księga Opisów Stanowisk (EKOS) staje się nieocenionym narzędziem w zarządzaniu zasobami ludzkimi, umożliwiając stałe dostosowywanie się do zmieniających się potrzeb biznesowych.

Największe zrealizowane dotychczas projekty opisów stanowisk

ZUS – opisanie ok.1000 stanowisk pracy wraz z profilami kompetencyjnymi, Elektroniczna Księga Opisów Stanowisk (EKOS)
Urząd Miasta Łódź – opisanie ok. 1000 stanowisk pracy, Elektroniczna Księga Opisów Stanowisk (EKOS)
Warszawskie Zakłady Mechaniczne – opisy stanowisk pracy, Elektroniczna Księga Opisów Stanowisk (EKOS).
Safege (generalny wykonawca w branży budowlanej) – opisy stanowisk pracy, Elektroniczna Księga Opisów Stanowisk (EKOS).
Wodociągi Płock – opisy stanowisk pracy, Elektroniczna Księga Opisów Stanowisk (EKOS).

Opracowanie opisów stanowisk i stworzenie Elektronicznej Księgi Opisów Stanowisk (EKOS)
Zawierających od 50 do 1000 opisów stanowisk

AC S.A.

Aspi Sp. z o.o.

Autopart S.A.

Bewa Sp. z.o.o.

Centralny Ośrodek Informatyki

Centrozłom S.A.

Centrum Nauki Kopernik

Centrum Naukowo-Badawcze Ochrony Przeciwpożarowej im. Józefa Tuliszkowskiego – Państwowy Instytut Badawczy

Centrum Usług Wspolnych -jednostka obsługująca KPRM

Collegium Civitas

Eko Dolina Sp. z o.o.

Fabryka Transformatorów w Żychlinie Sp. z o.o.

Gdański Uniwersytet Medyczny

Gmina Środa Śląska

Malow Sp. z o.o.

Miasto Gorzów Wielkopolski – Urząd Miasta

Miasto Łódź – Urząd Miasta Łodzi

Miasto Stołeczne Warszawa

Miejski Zakład Komunikacji w Gorzowie Wielkopolskim Sp. z o. o.

MZK Piła

ORLEN CS Sp. z o.o.

Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych (PFRON)

Petring Sp. z o.o.

Pomorski Uniwersytet Medyczny

Promotech Sp. z o.o.

Sharp Polska Sp. z o.o.

Świętokrzyskie Kopalnie Surowców Mineralnych

Uniwersytet Medyczny w Lublinie

Uniwersytet Medyczny w Łodzi

Uniwersytet Medyczny w Poznaniu

Uniwersytet Wrocławski

Urząd Miasta Słupsk

Urząd Miasta Sosnowca

Uzdrowisko Krynica-Żegiestów” Spółka Akcyjna

Warszawskie Zakłady Mechaniczne S.A.

Wodociągi Mińsk Mazowiecki Sp. z o.o.

Wodociągi Płockie Sp. z o.o.

Wodociągi Suwałki Sp. z o.o.

Zakład Ubezpieczeń Społecznych

Zarząd Morskiego Portu Gdynia S.A.

Oferta JKM w ramach doradztwa personalnego:

Wartościowanie stanowisk pracy

System wynagradzania

Systemy motywacyjno-premiowe

Zarządzanie kompetencjami

Systemy oceny pracowników

Ścieżki kariery i sukcesji

Optymalizacja zatrudnienia – etatyzacja

Assessment Center (AC) i Development Center (DC)

Vestibulum elit odio, ultrices id aliquam ut, rutrum a est.